株式会社アイビックス事例

藤田：ビルメンテナンス業務と警備保障業務を2本柱とする、総合ビルメンテナンス業を営んでおります。　

ビルメンテナンスについては主に清掃や設備関係の点検業務、受付業務者の派遣などを、警備保障では機械警備といわれる防犯センサーやカメラの販売から施設やイベントの警備、現金輸送といった有人警備の業務にも対応しています。福井県を地盤とする企業ですので、国の重要施設である発電所の警備なども受託しています。北陸エリアを中心に東京と大阪にも拠点を構え、従業員数はアイビックス単体で約2,200名、グループ全体で約3,500名ほどです。

村野：本社のある福井県における警備業務は当社がトップシェアで、50年以上地域に根ざした仕事をしてきたことが結果につながっていると思います。

村野：今や地方企業も、首都圏と同様にリーガルリスクへの対応を迫られています。当社でも既存のコンプライアンス推進室の業務範囲を拡充し、法務部と名称変更しました。内部監査やコンプライアンス推進に加え、社内手続や書類の全社統一、契約書のチェックなどを強化していく予定です。そうした業務の正確性を担保し、最新の法改正への対応を迅速に行うため、Westlaw Japanの導入を決めました。

前田：法令アラート機能を使うことで法改正へのキャッチアップが非常にスムーズになり、見落としが格段に減りました。新旧対比表も併記されているので、どこが変 わったのか一目瞭然なのもありがたいです。メールやチャットと一緒に法令アラートをチェックするのが、今の私のモーニングルーティンです。そこから必要な情報を抽出し、社内のチャットツールを介して部門長や関連部署で共有して対応をお願いします。

藤田：私はコーポレート系にかかわる情報を抜粋してもらい共有していますが、ここまでくわしい内容が配信されるのかと驚かされます。

村野：今は法務部で確認してから該当部署に送信するという形をとっていますが、今後は法令アラートがダイレクトに該当部署に届くような運用をしたいと考えています。Westlaw Japanの内容も本当にすばらしいのですが、トムソン・ロイターの営業担当者の方がきめ細やかな対応で、質問に迅速・的確に答えていただけるのも非常に助かっていますね。

前田：毎年1月下旬に、村野から「来年度の法改正をチェックしてまとめてください」という指示がくるのですが、これまでは自分がネットで集めた情報の正確性に自信が持てず、本当にこの業務が憂鬱でした。今は自信をもって対応することができます！

村野：Westlaw Japanを導入したことで、労働環境が随分と快適になりました。まだ使いこなせていない機能、たとえば必要な法令改正に対してどこまで対応できているかを管理するステイタスタブなどがあるので、今後はこの機能を使って各部署の進捗を管理したいと考えています。担当者が複数いる場合は業務をリスト化でき、役員会も含めて対応状況をシステマチックに把握できるということですので、タスク管理が非常にスムーズになると期待できます。

業務量の多さから法務部の拡充計画もありますが、地方の課題は法務人材が非常に少ないことです。われわれも会社内ではプロとして法務の仕事をしていますが、幅広い業務を少人数でこなさなければならないため、すべてにおいてパーフェクトとは言えず、不安を感じることも多いです。Westlaw Japanを使うことで、正確性・効率性に関する不安材料が取り除かれたことは非常に大きいです。Westlaw Japanのような有用なシステムを活用することが、地方の法務業務における課題解決方法だと思います。

前田：今後の法務はコンプライアンスの守りだけではなく、将来の事業につながるようなもっと攻めた形で会社に貢献する部門であるべきだと考えます。Westlaw Japanを活用することで情報収集の時間がかなり圧縮されたので、その分をより高度な経営戦略に資するものに活用したいと思います。